Blog

Kriz Yönetiminde İnsan Kaynaklarının Rolü

08 Ekim 2020İnsan Kaynakları

Kriz Yönetiminde İnsan Kaynaklarının Rolü

Günümüzde İnsan Kaynaklarının rolü iş yerlerindeki verimliliği göz önünde bulundurarak çalışanların değişen ihtiyaçlarına cevap verebilmek ve çevresel gelişmeleri takip ederek şirketin bu gelişimlere uyum sağlamasını kolaylaştırmaktır. Yapılan araştırmalar sonucunda mevcut düzeni korumaya yönelik planlamalara ek olarak çalışan refahını arttırmaya odaklanan, çalışanların ve/veya departmanların karşılaştıkları kriz durumlarına karşı planı olan kuruluşların çok daha başarılı olduğu gözlemlenmiştir. Bu nedenle de İK departmanı kriz yönetimi söz konusu olduğunda baş rolde yer almalı ve hazırlıklı olmalıdır.

Yakın tarihte karşılaşılan örnekler kriz yönetiminin şirketler için ne derecede önemli olduğunun büyük bir göstergesidir. Şu an yaşayan ve aktif olarak iş hayatına devam eden hiç kimse pandemi gibi küresel bir kriz ile karşılaşmadı. Bu kriz ile birlikte hareket edebilen, hızlı uyum sağlayan ve nihayetinde krizi fırsata çevirebilen iş yerlerinde hem çalışanlarının refah seviyesinin korunduğunu hem de iş yeri verimliliğinin devam ettirebildiğini görmek mümkün.

Birey Odaklı, Organizasyon Kapsamlı Hareket Etme Kabiliyeti

Bir kuruluşta çalışan kişiler o kuruluşun kalbidir. Bu nedenle de İK departmanının sorumluluğu ve görev tanımı dahilinde attığı adımlar, kuruluşların başarıya ulaşmak için çizdikleri yol haritalarını izleyebilmesini kolaylaştırır. İK’nın en temel rolü süreçlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak ve bunu yaparken çalışanların refah seviyesini yüksek tutabilmektir. Bu sayede organizasyon genelinde turnover oranını düşük tutmak, takım çalışmasında çok daha verimli olabilmek ve şirket içerisindeki her pozisyonun tam kapasite çalışmasını sağlayabilmek mümkündür.

Şirketlerde Krizin Tanımı

Kriz yönetiminde İnsan Kaynakları departmanın değerinin farkında olmak bu tür durumlarda önemli bir yol kat etmek açısından büyük öneme sahiptir. Ancak her kurum için kriz tanımın farklı şekilde yapılması gerektiği unutulmamalıdır. Bir şirkette yaşanabilecek krizin belirli özellikleri vardır.

  • Yüksek etkiye sahip olan, bir departmanı ya da birden fazla departmanı etkisi altına alabilen durumlar,
  • Yaşanma ihtimali düşük olan, beklenmeyen olaylar,
  • Daha önce karşılaşılmamış ve doğal olarak kapsamlı hazırlığı yapılmamış durumlar şirketlerdeki kriz senaryoları olarak kabul edilebilirler.

Şirketlerde kriz tanımını yaparken İnsan Kaynakları departmanının çok daha kapsamlı hazırlık yapması ve farklı ihtimalleri de göz önünde bulundurması gerekebilir. Beklenmeyen bir vefat haberi şirket genelinde kriz düzeyinde bir etki yaratmasa da bu olaydan doğrudan etkilenmesi beklenen çalışanların desteğe ihtiyacı olabileceği İK departmanlarının senaryoları arasında yer almaktadır. İnsan Kaynakları departmanı bu gibi kriz durumlarında çalışanların mutlaka uzmanlardan destek almasını sağlamak için çalışmalar yapmalı ya da çalışanların destek aldığından emin olacak şekilde hareket edebilmelidir. Bu sayede büyük değişimlerin etkilerini azaltabilmek ve süreci yönetebilmek mümkün olur.

Kriz Yönetim Sürecinde Hazırlıklar

Krizler çoğunlukla beklenmedik olaylar sonucunda ortaya çıkarlar. Ancak bazı durumlarda krizin sinyallerini algılayabilmek de mümkündür. Geçtiğimiz yıllarda aynı yıl içerisinde yaşanan iki Boeing 737 MAX kazası ile birlikte hem şirket hem de tüm hava yolu endüstrisi ciddi boyutlarda krizler yaşadı ve ne yazık ki pek çok şirket böylesi bir kriz için hazırlıklı değildi. Beklenmeyen felaketler, doğal afetler, dünya gündemini bir anda değiştirecek toplumsal olaylar ve daha pek çok senaryo şirketler için kriz çanlarının beklenmedik anlarda çalmasına neden olabilir. Krizler her ne kadar beklenmedik olsa da farklı kriz senaryolarına önceden hazırlık yapılması ve ihtimaller doğrultusunda çözüm sunabilecek farklı hizmetlerin mutlaka değerlendirilmesi gerekir.

  • Sinyalleri Algılamak: Kriz senaryoları oluştururken doğru sinyalleri almak önemlidir. Elbette doğal afet, soygun, kaza, ani vefat gibi durumlar için sinyal almak mümkün değildir ancak pandemi döneminde Çin’den yayılan dalgayı gözlemleyerek pandemi ilanından önce hazırlıklarını yapan ve çalışma modellerini güncellemenin yanı sıra çalışanların evden çalışma düzenine geçişini kolaylaştıracak adımlar atan kuruluşlar süreci çok daha önceden kontrol altına alabilmiştir.
  • Hazırlık: Bir kriz anında alınan kararların faydasının yüksek olmasını beklemek doğru değildir. Kriz anları yanlış karar almaya açık olunan ve panikle hareket edilebilen; normal zamanlara göre daha farklı bakış açılarının ön planda olduğu dönemlerdir. Bu nedenle hazırlık döneminde olası senaryo gerçekleştiğinde neler yapılacağına dair hazırlık yapılması gerekir. Bu hazırlık bir psikolojik destek programına dahil olmak ya da çalışma modelini değiştirmek gibi farklı şekillerde yapılabilir.
  • Kontrol: Bu süreç, kriz ortaya çıktıktan sonra İnsan Kaynaklarının anlık veya belirli aralıklarla krizin etkilerini en aza indirmek için yaptığı hamlelerin gerçekleştiği dönemdir. İş yerinin yaşananlardan en az etkilenmesini sağlamak için önceden değerlendirmeye giremeyen krizin kendine özgü şartlarını kontrol altında tutmak için hareket etmek ve belki de sürece uyum sağlamak gerekir.
  • Krizin Bitişi: Normal hayata geri dönüş olarak da adlandırılan bu dönem kriz yönetiminin ne kadar başarılı olduğunun da bir göstergesidir. Bu döneme ne kadar az hasar ile gelindiği çok önemlidir.

Kriz sonrasında da İnsan Kaynakları için süreç tamamlanmaz. Kriz yönetimi tek başına İK’nın sorumluluğu olmasa da eğer kurumda bir kriz yöneticisi yoksa büyük sorumluluk bu departmana ait olacaktır. Krizin sona ermesi ile birlikte mevcut kriz yönetim senaryosunun değerlendirilmesi, gerek görülmesi halinde senaryonun yeniden tasarlanması gerekir.

İK, kriz yönetiminde hem çalışanların hem de şirketin gereksinimlerini odağında tutarak hareket etmeye öncelik verir. Bu dönemde alınan kararların tüm departmanlar ile uyumlu olabilmesi gerekir. Bu tür gereksinimler ile birlikte hem verimliliği hem kârlılığı hem de çalışan refahını yüksek düzeyde tutabilmek zorlayıcı bir deneyimdir. Ancak İK yöneticilerinin çalışan odaklı hamlelerinde alabilecekleri çok farklı destekler olması süreçlerin daha efektif bir şekilde kontrol edilebilmesini sağlar. Kriz/kritik durum yönetimi desteği alan yöneticiler olası kriz senaryolarının çalışanlar üzerindeki olumsuz etkisini daha kolay bir şekilde azaltabilirler. İnsanların yaşadıkları sorunların çözümlerinde hem daha kısa sürede sonuç alabilmek hem de insan zihninin karmaşık yapısının getirebileceği engelleri kolayca aşmak için uzman psikologlardan danışmanlık almak çok etkili olmaktadır.

Avita Kriz/Kritik Durum Yönetimi Desteği ile olası kriz senaryolarının gerçekleşmesi ile birlikte şirket çalışanlarının bu durumlardan en az etkilenmesi veya yaşadıkları olayların etkilerini en kısa sürede atlatabilmeleri mümkündür. Hem yöneticilerin hem de şirket çalışanlarının ihtiyaç duydukları desteği bir telefon ile alabilecekleri; talep edilmesi halinde yüz yüze çalışmaların da yapılabildiği programlar, uzman psikologlar eşliğinde süreçlerin atlatılmasına yardımcı olmaktadır.